Econòmic

Com presentar els comptes en l’assemblea de la meva associació?

Entitat redactora
Suport Tercer Sector - Econòmic
Autor/a
Aina Galceran Zamora
  • Una persona que està presentant uns resultats a un altre.
    L’assemblea general és l’òrgan encarregat d’aprovar, si escau, la gestió de la junta directiva, el pressupost i els comptes anuals. Font: Freepik.

Preparar la informació econòmica amb antelació i explicar-la de manera entenedora facilita que les persones sòcies coneguin com s’han gestionat els recursos de l’associació i puguin aprovar els comptes amb coneixement de causa.

La presentació dels comptes anuals és un moment clau en la gestió econòmica d’una associació. A més de complir les obligacions establertes per la normativa i els estatuts, permet que les persones sòcies coneguin la situació econòmica de l’entitat i valorin la gestió de la junta directiva. 

El llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques, estableix que correspon a l’òrgan de govern elaborar el pressupost i els comptes anuals i presentar-los a l’assemblea general perquè els aprovi, si s’escau. 

Perquè aquest procés sigui realment útil per a l’associació, cal preparar la documentació, explicar les dades de manera accessible i facilitar la participació de les persones sòcies. 

En aquest recurs s’explica qui ha de preparar i presentar els comptes, com s’aproven, quan s’ha de fer, quina informació econòmica cal mostrar i com explicar-la de manera entenedora.

Índex

Qui ha de preparar i presentar els comptes?

La junta directiva, com a òrgan de govern de l’associació, és responsable d’elaborar el pressupost i els comptes anuals i de presentar-los a l’assemblea general perquè els aprovi. Així ho estableix l’article 322-15 del llibre tercer del Codi civil de Catalunya. 

En moltes associacions, la persona responsable de la tresoreria assumeix un paper destacat en la preparació de la informació econòmica i en la seva explicació durant l’assemblea, d’acord amb les funcions que estableixin els estatuts. 

Això no significa, però, que la responsabilitat dels comptes recaigui únicament en la tresoreria. Les persones que formen part de la junta directiva han d’exercir les seves funcions amb diligència i informar-se sobre la marxa de l’associació. L’òrgan de govern també ha de vetllar perquè es compleixin els deures comptables de l’entitat. 

Abans de portar els comptes a l’assemblea, per tant, cal que la junta directiva en la seva totalitat conegui la informació econòmica que s’hi presentarà i pugui explicar les dades i respondre els dubtes que puguin sorgir. 

Aquesta preparació facilita que la presentació dels comptes sigui un exercici de transparència i rendició de comptes davant de les persones sòcies i no únicament un tràmit formal.

Com s'aproven els comptes de l'associació?

L’assemblea general és l’òrgan encarregat d’aprovar, si escau, la gestió de la junta directiva, el pressupost i els comptes anuals. D’acord amb el Codi civil de Catalunya, està constituïda per totes les persones associades i s’ha de reunir amb caràcter ordinari almenys una vegada l’any per pronunciar-se sobre aquestes qüestions. 

Perquè les persones sòcies puguin prendre una decisió informada, és recomanable que la documentació econòmica estigui preparada amb antelació i que es faciliti la seva consulta d’acord amb el que estableixin la normativa i els estatuts de l’associació. 

També és important revisar els estatuts abans de convocar l’assemblea. Aquests poden concretar aspectes relacionats amb la convocatòria, el dret d’informació de les persones sòcies, el funcionament de l’assemblea i les majories necessàries per adoptar els acords. 

Durant la reunió, la junta directiva ha d’explicar els comptes de manera comprensible i donar resposta als dubtes plantejats abans de sotmetre’ls a votació. 

Finalment, el resultat de la votació i l’acord d’aprovació dels comptes han de quedar recollits en l’acta de l’assemblea. D’aquesta manera queda constància de la decisió adoptada per les persones sòcies.

Quan s'han d'aprovar els comptes?

L’aprovació dels comptes s’ha de fer una vegada l’any, habitualment durant l’assemblea general ordinària de l’associació. 

L’article 322-15 del Codi civil de Catalunya estableix que la junta directiva ha d’elaborar els comptes anuals i presentar-los a l’assemblea general perquè els aprovi en el termini establert pels estatuts, que no pot superar els sis mesos següents a la data de tancament de l’exercici. 

Per tant, si l’exercici econòmic de l’associació coincideix amb l’any natural i finalitza el 31 de desembre, els comptes s’han d’aprovar com a màxim dins dels sis mesos següents. Els estatuts, però, poden establir un termini més curt i, en aquest cas, caldrà respectar-lo. 

No totes les associacions tenen necessàriament un exercici econòmic coincident amb l’any natural. Algunes poden adaptar-lo a les característiques de la seva activitat com, per exemple, les que funcionen amb curs escolar o per temporada esportiva. Per això, abans de fixar la data de l’assemblea, és important consultar els estatuts i comprovar tant la data de tancament de l’exercici com el termini previst per aprovar els comptes. 

Planificar amb la necessària antelació la preparació de la comptabilitat i la seva revisió per part de la junta i gestionar correctament la convocatòria de l’assemblea, són aciones que ajuden a evitar que l’entitat arribi al final del termini legal sense haver completat tot el procés.

Quina informació econòmica s'ha de presentar?

La informació que cal presentar dependrà de les obligacions comptables de cada associació. La normativa catalana estableix que les entitats han de portar una comptabilitat ordenada, diligent i adequada a la seva activitat, que permeti fer-ne el seguiment cronològic i elaborar els comptes quan correspongui. 

En determinats supòsits, les associacions poden portar una comptabilitat simplificada, sempre que compleixin els requisits establerts legalment. Per aquest motiu, no totes les entitats del tercer sector associatiu tenen exactament les mateixes obligacions comptables. 

Quan correspongui elaborar comptes anuals, aquests han de permetre conèixer la situació econòmica i patrimonial de l’associació. Per facilitar-ne la comprensió durant l’assemblea, és útil explicar especialment el compte de resultats i el balanç de situació. 

El compte de resultats mostra els ingressos i les despeses de l’exercici i permet saber si l’activitat ha generat un excedent o un dèficit. El balanç de situació permet conèixer els actius, els passius i el patrimoni net de l’entitat en una data determinada. 

A més de presentar les dades obligatòries que corresponguin, és recomanable comparar els resultats amb el pressupost aprovat i explicar les desviacions més importants. Això permet que les persones sòcies entenguin millor com s’han gestionat els recursos de l’associació durant l’exercici. 

Com explicar els comptes perquè siguin entenedors?

Les persones sòcies d’una associació no necessàriament tenen coneixements de comptabilitat o gestió econòmica. Per aquest motiu, presentar els comptes no hauria de limitar-se a mostrar documents comptables o una successió de xifres. 

Una bona presentació pot començar explicant els ingressos de l’associació i la seva procedència. Per exemple, es poden diferenciar les quotes de les persones sòcies, les subvencions, les donacions, els ingressos procedents de les activitats o altres fonts de finançament que tingui l’entitat. 

A continuació, es poden explicar les principals despeses i relacionar-les amb els projectes, les activitats o el funcionament ordinari de l’associació. També convé destacar les variacions significatives respecte del pressupost aprovat o de l’exercici anterior i explicar-ne els motius. 

Les taules o els gràfics senzills poden ajudar a visualitzar com es distribueixen els ingressos i les despeses, però han de servir com a complement de la informació econòmica i no substituir la documentació que legalment correspongui presentar. 

Finalment, abans de sotmetre els comptes a votació, cal reservar un espai perquè les persones sòcies puguin formular preguntes i demanar aclariments. Una informació econòmica clara afavoreix la participació i reforça la transparència dins de l’associació. 

Per tal de resoldre dubtes en referència a aquesta qüestió o altres relatives a la gestió d'entitats no lucratives, es pot accedir als serveis d’assessorament i d’acompanyament. 

Etiquetes

Comparteix i difon