L'acollida de voluntaris a l'associació

1. Què és l'acollida?
2. El projecte de voluntariat
3. Objectius
4. Tipus d'activitats

1. Què és l'acollida?

L'acollida de voluntaris, és un procés que consisteix en rebre al voluntari de manera que se senti realment acollit a l'associació. Una vegada el voluntari es mostra interessat en col·laborar amb vosaltres, és necessari que se li comuniqui quina serà la seva tasca, quins objectius concrets tindrà i com contribuiran als objectius generals de l'associació. El voluntari ha de sentir que la seva tasca és important per l'associació, per tant, cal que es treballin tot els aspectes que facilitaran la integració i adaptació del voluntari al seu grup de treball i a l'organització en general.

Ampliar la informació que ja té de l'associació i que ja ha rebut durant el procés de selecció com seria, informar-lo sobre la història de l'organització, l'organigrama, el funcionament o els diferents departaments, és imprescindible per a que el voluntari se senti familiaritzat amb l'entorn, sàpiga moure's en ell amb facilitat, desenvolupi bé la seva tasca i se senti útil.

▲ Tornar a l'índex

2. El projecte de voluntariat

El projecte de voluntariat serà un dels documents que situarà al voluntari a saber, amb bastant exactitud, el que s'espera d'ell. Potser no serà necessari que se li faci entrega del projecte complert, però sí un resum que inclogui: el paper del voluntari, l'estructura, la organització, els càrrecs, els drets i deures del voluntari.

Serà important que se li garanteixi que comptarà amb tota l'ajuda necessària, que comptarà amb els mitjans adients pel desenvolupament de la seva tasca, que serà perfectament format i que es potenciarà el desenvolupament de les seves habilitats amb la fi de realitzar, adientment, la tasca que se li encomana. És important que el voluntari tingui seguretat en l'execució de la seva tasca, i part de la mateixa ha de potenciar-se des de l'organització on col·labora.

▲ Tornar a l'índex

3. Objectius

Bàsicament els objectius que es plantegen a l'hora de realitzar el procés d'acollida serien:

• Facilitar informació al voluntari
• Aconseguir la identificació del voluntari amb els objectius de l'entitat
• Incorporar al voluntari en el projecte en el que desenvoluparà la seva acció.
• Aconseguir un compromís estable del voluntari amb l'organització.

Cal tenir en compte que en un primer moment el voluntari no coneix a ningú més que a l'entrevistador, per tant, seria interessant que fos la mateixa persona que el va entrevistar qui el rebi en un primer moment, i qui el presenti a la resta de l'associació.

Independentment de qui el porti a visitar les instal·lacions i realitzi les oportunes presentacions, hem de diferenciar aquelles presentacions més oficials de les més personals.

Amb presentacions oficials, ens referim a la presentació d'aquelles persones amb les que quasi no tindrà contacte però amb les que es creuarà constantment. Serà important realitzar-les per a evitar que, perquè no el coneguin, li cridin l'atenció o li preguntin què fa allà. També podem considerar presentacions oficials la presentació dels alts càrrecs de l'organització.

Un altre aspecte que hem de tenir en compte és si s'ha establert amb el voluntari un període de prova o no. Potser la diferència no sigui molt gran a l'hora de realitzar el procés d'acollida però sí ho serà el compromís que adopti amb l'associació, que podrà ser provisional mentre duri el període de prova i definitiu quan aquest finalitzi.

▲ Tornar a l'índex

4. Tipus d'activitats

Existeixen diferents activitats que donen sentit al procés d'acollida d'un voluntari, que contribueixen a assolir els seus objectius.

En proposem algunes:

La presentació informal servirà per a què el voluntari es situï, conegui a la gent, el local,... Serà com una visita guiada per les instal·lacions de l'associació, i servirà per presentar a la gent que estigui realitzant alguna tasca en els diferents espais. No es tracta de tenir un coneixement profund de les persones i la tasca que realitzen, si no que es bastarà amb què es coneguin i reconeguin mútuament.

Si s'incorpora un grup de voluntaris, la visita i les presentacions per breus que siguin, implicaran una major interrupció del treball que realitzin la resta de persones. És per això, que s'haurà d'escollir el moment i el dia més adient i sempre s'haurà d'avisar a tot el personal.

L'entrevista grupal o pannell: aquesta entrevista us permetrà fer les presentacions més oficials i realitzar la sessió informativa més general. Hauria de ser realitzada pels els diferents càrrecs importants de l'organització, si es tracta d'una organització gran potser serà l'única vegada que tinguin contacte amb els voluntaris.

L'entrevista individual: aquesta entrevista l'haurà de portar a terme la persona encarregada del projecte en el que s'incorporarà el voluntari, i que realitzarà el seu seguiment. Es tracta de concretar amb el voluntari el seu compromís amb l'organització.

Les reunions: seran l'activitat que com associació permetrà incorporar al voluntari al projecte concret i a les tasques que haurà de realitzar. La idea seria realitzar una reunió dels voluntaris nous amb el coordinador del projecte, per a informar concretament al voluntari sobre el projecte i les seves tasques en ell, així com els destinataris de la seva acció.

També s'hauria de programar una segona reunió amb els voluntaris veterans i els nous, en la que s'utilitzin dinàmiques de presentació per a un major coneixement dels companys de tasca. A més, en aquestes reunions caldria intentar establir un diàleg entre ells, per a poder resoldre els interrogants que puguin quedar entre els voluntaris i aconseguir així una bona acollida en l'equip de treball.

▲ Tornar a l'índex