Les entitats que ofereixen objectius concrets i un projecte de voluntaria ben formulat amb el qual pugui identificar-se el voluntariat tenen més èxit en la seva gestió: la captació del voluntariat, la permanència del voluntariat a l’entitat, la seva satisfacció i motivació, etc.

Els continguts mínims que ha de contenir aquest projecte de voluntariat són:

• La definició de la política del voluntariat. El pas previ a l’elaboració d’un projecte de voluntariat és definir el perquè el voluntariat és present a l’entitat, tot reflexionant al voltant de la vinculació del voluntariat amb la missió i objectius estratègics de l’entitat. Aquesta ha de partir d’un anàlisi del context intern i extern de l’entitat, així com la valoració sobre la necessitat i els motius reals de disposar de voluntariat. En aquest punt cal identificar quin és el valor afegit que el voluntariat aporta a la nostra organització i serveis, tot tenint present quin és el paper, tasques i dedicació que pot desenvolupar la persona voluntària segons els valors i cultura de l’entitat.

• El paper, perfil i organització del voluntariat. La captació i incorporació de voluntariat a l’entitat requereix llistar les tasques que pot desenvolupar el voluntariat, en quines àrees i serveis i quina dedicació, compromís, coneixement i habilitats ha de tenir la persona voluntària per desenvolupar-les. És important, també, situar el voluntariat dins l’organigrama i el reglament de règim intern de l’entitat, tot definint la figura de la persona encarregada de fer de nexe de coordinació amb els altres membres, treballadors i junta, la persona que fa seguiment de les seves tasques, desenvolupament i motivació, així com les vies i els canals de comunicació i participació en la presa de decisions de l’organització.
  
• La gestió del voluntariat. El voluntariat és un exercici de llibertat. Les persones que esdevenen voluntàries ho fan perquè de manera lliure han pres la decisió de dedicar el seu temps lliure a una entitat, una causa i unes persones mogudes per un impuls o necessitat individual. La satisfacció, el donar imputs que facilitin l’assoliment d’aquestes necessitats serà el que mantindrà la motivació i interès de la persona per la tasca de voluntariat. Tenir en compte aquest fet, deixa entreveure que la gestió del voluntariat pot esdevenir més complexa que la gestió de personal remunerat, essent aquest a més la nostra base social que legitima la nostra entitat. En aquest sentit, és important planificar la gestió del voluntariat i les diferent etapes de l’itinerari del voluntariat a l’entitat: captació, selecció, acollida, desenvolupament, acompanyament i seguiment i sortida. Com entitat cal estructurar i desenvolupar aquestes etapes i dedicar recursos humans i econòmics a la seva gestió.

• El desenvolupament del voluntariat: el pla de formació. La formació del voluntariat és cabdal en el projecte de voluntariat. Com entitat hem de capacitar al voluntariat pel desenvolupament de les seves tasques i facilitar el seu desenvolupament i progrés dins l’organització. La formació en tant que estímul per al progrés del voluntari i l’adquisició de noves responsabilitats i reptes és un pilar de la motivació del voluntariat. Actualment, sorgeixen algunes veus que afirmen que costa molt formar el voluntariat per al temps que romanen a l’entitat. Aquesta classe de queixes obliden que el voluntariat és un fi de l’entitat en tant que figura sensibilitzadora i transformadora. El voluntariat que marxa format continuarà adquirint compromisos socials al llarg de la seva trajectòria vital i comportant-se en la seva quotidianitat de manera afí a la nostra missió i objectius. Penseu en quin model de societat tant diferent tindríem si només la meitat de la població hagués estat voluntària en alguna entitat.

La gestió del voluntariat en les entitats no lucratives s’ha sistematitzat i estructurat mitjançant el que anomenem itinerari de voluntariat o cicle del voluntariat. Així, s’explica i es desenvolupa mitjançant les següents fases o etapes: captació, selecció, acollida, incorporació, seguiment i acompanyament i sortida de la persona voluntària.

L’estructuració i gestió del procés que configura l’itinerari del voluntariat ha de tenir en compte els següents aspectes:

• L’itinerari ha d’estar definit, ésser comú i conegut per tot el voluntariat.
• Aquest, alhora, ha d’ésser prou flexible per adaptar-se a cada voluntariat de manera individual: la responsabilitat adquirida, les necessitats i motivacions, el temps de permanència del voluntari/a, etc.
• Ha de facilitar la incorporació, desenvolupament i participació del voluntariat a l’entitat.
• Ha de servir per tal que el voluntariat desenvolupi les seves accions a l’entitat i contribueixi als seus objectius i estructura.

Així doncs, s’ha d’elaborar d’acord a la realitat de l’organització i el context social sobre el que actua, però també ha de ser prou flexible i dinàmic per adaptar-se al cicle de cada voluntari, facilitant els pas del voluntari per les diferents fases en el moment i el mode més convenients per aquest.

Tot seguit descriurem breument les diferents etapes, donat que cadascuna d’aquestes s’ha tractat ja en altres càpsules i pmfs que enllaçarem. El projecte de voluntariat ha de contenir la concreció d’aquestes etapes, tot explicitat com es desenvoluparan en la nostra entitat.

La captació: consisteix en la reflexió sobre el tipus de voluntariat que es requereix, les seves tasques a desenvolupar, la informació sobre la necessitat de voluntariat i la cerca de persones afins a les activitats i projectes de l’entitat. És, doncs, el procés mitjançant el qual incrementem la base social de la nostra entitat.

La selecció: fa referència a la primera acollida de la persona voluntària a l’entitat, l’avaluació sobre l’adequació als criteris i necessitats definides en la etapa anterior i la valoració sobre la capacitat per satisfer l’interès i les expectatives de la persona.

L’acollida i incorporació: un cop seleccionada la persona, cal acollir-la i situar-la en l’entitat de manera adient, donant a conèixer l’organigrama i objectius de l’entitat i facilitant la seva identificació. Aquesta acció ha d’anar en paral·lel amb la designació i ubicació del voluntariat en la seva activitat i tasques concretes, tot facilitant la informació i recursos adients pel seu desenvolupament.

El seguiment i acompanyament: un cop incorporada la persona voluntària cal vetllar pel desenvolupament de les tasques assignades, la relació que estableix amb la resta de l’equip i beneficiaris, la implicació amb el projecte i l’entitat; així com el progrés, motivacions, necessitats i desenvolupament de la mateixa persona voluntària.

La sortida: cal tenir present que l’acció de la persona voluntària és finita i que tard o d’hora arribarà el moment del comiat i no viure-ho com quelcom tràgic. El quan arribi aquest moment dependrà tant dels interessos de la persona voluntària com d’una gestió adient del voluntariat. En aquesta etapa caldrà reconèixer la tasca de la persona voluntària dins l’entitat, recollir les seves experiències i valorar amb ella les causes i motivacions de la sortida.