Guia pràctica per obtenir el NIF d’una entitat no lucrativa

El NIF és un codi assignat per l’Agència Tributària a totes les persones jurídiques que el sol·liciten i serveix per identificar l’entitat en qualsevol tràmit amb implicacions fiscals.

Si una entitat no el sol·licita, Hisenda pot inscriure-la d’ofici al Cens d’Obligats Tributaris i assignar-li un NIF. Cal remarcar que demanar aquest número no obliga a començar a presentar declaracions periòdiques immediatament.

La composició del NIF és la següent:

• Lletra inicial: indica la forma jurídica de l’entitat. Les entitats sense ànim de lucre utilitzen la G.
• Set dígits: generats de manera aleatòria.
• Caràcter de control: pot ser un número o una lletra.

El NIF ha de constar en:

• Declaracions i autoliquidacions enviades a l’Administració Tributària.
• Documents fiscals derivats de l’activitat de l’entitat, com factures.
• Operacions bancàries.

Per acreditar el NIF, l’Agència Tributària facilita a l’entitat, en un termini de 10 dies, una targeta amb el número i les seves dades fiscals, així com codis de verificació que permeten comprovar la seva validesa a la web de l’Agència Tributària.

El model 036, conegut com a declaració censal, s’utilitza per informar l’Administració Tributària sobre qualsevol alta, baixa o modificació en la situació de l’entitat que tingui implicacions fiscals o tributàries.

Per exemple, cal presentar aquest model per:

• Sol·licitar el NIF.
• Comunicar altes o baixes d’activitats o modificacions en l’IVA.
• Notificar l’inici del pagament de retribucions a terceres persones.
• Canviar les persones representatives legals de l’entitat.
• Modificar el domicili fiscal.

Tota la informació comunicada a través del model 036 s’integra al Cens d’Obligats Tributaris, quedant registrada com a dades oficials de l’entitat a l’Agència Tributària.

A la primera pàgina del model 036 s’ha de detallar la raó o raons que motiven la seva presentació. Quan es tracta de sol·licitar el NIF per primera vegada, cal omplir:

• Casella 102: indicar la denominació de l’entitat, tal com apareix als estatuts.
• Casella 110: marcar simplement aquesta opció.

A l’apartat B (modificacions) no cal assenyalar cap casella.

Finalment, cal consignar el lloc, la data i el nom de la persona que exerceix com a representant legal de l’entitat, habitualment el/la president/a.

A la pàgina 2B del model 036 cal consignar les dades de l’entitat en les caselles corresponents:

• A la pàgina 2B del model 036 cal consignar les dades de l’entitat en les caselles corresponents:
• Casella B1: marcar-la per identificar que es tracta de persones jurídiques i entitats residents a Espanya.
• Casella B3: seleccionar “Espanya”.
• Casella B4: deixar en blanc.
• Casella B5: indicar la denominació social completa, tal com consta als estatuts.
• Casella B6: si l’organització disposa d’anagrama (símbol o emblema amb lletres), cal incloure’l.
• Casella B8: assenyalar l’acord de voluntats. Si no s’adjunta l’escriptura pública o un document oficial de constitució, cal aportar almenys un document intern que acrediti l’acord de constitució, amb la data corresponent.
• Casella B9: indicar la data de constitució, sempre que existeixi, i adjuntar l’escriptura pública o document oficial (per exemple, la inscripció en el registre corresponent).
• Casella B10: posar la data d’inscripció definitiva de l’entitat al registre, si s’escau.
• Caselles B11 a B28: especificar el domicili fiscal a Espanya.
• Caselles B30 i B39: incloure la referència cadastral de l’immoble on s’ubica el domicili de l’entitat.
• Caselles B31 a B40: per a entitats no residents, indicar el domicili fiscal a l’Estat de residència o de constitució a l’estranger.
• Caselles B71 a B88: omplir amb el domicili social de l’entitat, amb les mateixes dades que el domicili fiscal.
• Casella B65: marcar “Sí” per indicar que l’entitat té personalitat jurídica.
• Caselles B68 i B69: marcar-les per especificar la forma jurídica; en les entitats no lucratives, les opcions més habituals són les següents:

A la pàgina 3 del model 036 s’han d’indicar les dades de les persones que representen l’entitat, emplenant les caselles següents:

• Casella 300: marcar-la per reflectir l’alta de la persona representant.
• Casella 303: indicar la data d’alta o de constitució de l’entitat.
• Caselles 304 a 328: omplir-les amb les dades personals de la presidenta de l’organització.
• Casella 330: assenyalar que la causa de la representació és legal.
• Casella 331: seleccionar la clau corresponent a la causa de la representació; en aquest cas, 02 (persones jurídiques residents o constituïdes a Espanya).
• Casella 333: indicar si la representació és individual (08), mancomunada (09) o solidària (10), segons el que estableixen els estatuts.
• Casella 334: consignar la clau que identifica el títol o document que acredita la representació. Normalment serà un document públic (escriptura), la inscripció en el registre o un document privat (amb o sense signatura notarial).

Si hi ha més d’una persona representant, el mateix procés s’ha de repetir a les caselles 350 a 384.

A la pàgina 8 del model 036 cal consignar les dades de les persones sòcies fundadores de l’entitat:

• Casella 802: marcar-la per donar d’alta les persones sòcies.
• Casella 805: indicar la data d’alta.
• Caselles 800 a 858: completar amb les dades personals de cadascuna de les persones fundadores.
• Casella 818: especificar el percentatge de participació. En el cas de les entitats no lucratives, aquest percentatge no té una aplicació pràctica, però habitualment es reparteix el 100% a parts iguals entre totes les persones sòcies fundadores per tal que quedin reflectides amb la mateixa quota de participació.

Aquest procediment s’ha de repetir per cadascuna de les persones fundadores que integrin l’entitat.

Un cop totes les dades estiguin omplertes, caldrà clicar la casella «Validar».

Si falta informació o hi ha algun error, el sistema mostrarà un missatge d’avís amb les caselles que generen el conflicte perquè puguin ser corregides. Quan ja no hi hagi cap incidència, en tornar a validar, la pàgina es connectarà amb el servidor de l’Agència Tributària. Llavors, s’ha de prémer la tecla «Enviar» i es generarà un PDF amb totes les dades introduïdes. Aquest document caldrà signar-lo i presentar-lo a l’oficina de l’Agència Tributària que correspongui al domicili de l’entitat. Tingues en compte que aquest document només té una vigència màxima d’un mes.

A la presentació, s’han d’adjuntar els documents següents:

• Original i còpia de l’acta fundacional, ja sigui en document públic o privat, que inclogui l’acord de constitució i els estatuts.
• Certificat que acrediti la presentació o inscripció d’aquests documents en el registre corresponent.
• Fotocòpia del NIF de la persona signant la declaració censal, que ha de ser representant de l’entitat (normalment, la presidència).
• Original i còpia del document que acrediti la representació de la persona signant (excepte quan ja consti a l’escriptura de constitució o als estatuts).

En cas que l’entitat encara no disposi d’inscripció definitiva al registre, se li assignarà un NIF provisional. Aquest s’haurà de substituir pel NIF definitiu (amb el mateix número) un cop la inscripció sigui ferma.

Per a qualsevol dubte sobre aquest tràmit o altres qüestions de gestió econòmica de les entitats no lucratives, es pot recórrer als serveis d’assessorament i d’acompanyament.