Quines entitats han d’adaptar els seus sistemes de facturació al Reglament antifrau?

El Reial decret 1007/2023, de 5 de desembre, aprova el Reglament de Sistemes Informàtics de Facturació (RRSIF), una norma que té com a objectiu assegurar que totes les factures emeses mitjançant programes informàtics siguin traçables, íntegres i inalterables. Amb aquest reglament, l’Agència Tributària vol reforçar la lluita contra el frau fiscal i millorar el control dels registres de facturació, establint uns requisits tècnics comuns per a tots els programes de facturació utilitzats per empreses i entitats. 

A la pràctica, això implica que qualsevol sistema que generi factures haurà de garantir la seva autenticitat, conservar les dades sense alteracions i poder acreditar la seva validesa davant d’una possible inspecció. Per a les entitats sense ànim de lucre o cooperatives, aquesta normativa suposa un repte tècnic, ja que sovint utilitzen programes senzills o desenvolupaments propis que hauran d’adaptar-se a aquests nous requisits.

Segons les preguntes freqüents publicades per l’Agència Tributària, el Reglament de Sistemes Informàtics de Facturació s’aplica a totes les persones físiques o jurídiques que tinguin la condició d’empresaris o professionals establerts a Espanya i que expedeixin factures mitjançant sistemes informàtics.

No obstant això, hi ha quatre excepcions clares: les entitats que només emeten factures de forma manual, les que estan adherides al sistema de Subministrament Immediat d’Informació (SII), les que tenen domicili fiscal al País Basc o Navarra i aquelles que disposen d’una resolució de no-aplicació vigent. Així, l’obligació afecta directament totes les organitzacions que utilitzen programes de facturació, fins i tot si es tracta d’aplicacions gratuïtes o petites eines internes. 

Les entitats del tercer sector que fan activitats econòmiques, encara que sigui de forma parcial, hauran de comprovar si es troben dins d’aquest àmbit per adaptar-se dins dels terminis establerts.

Per determinar si una entitat sense ànim de lucre ha d’adaptar-se al reglament, cal analitzar el tipus d’activitat que realitza i si emet factures. Si l’organització només rep subvencions, donatius o quotes de socis, i no presta serveis o ven productes, normalment no estarà obligada, ja que aquestes operacions no tenen consideració d’activitat econòmica. 

En canvi, si l’entitat ofereix tallers, serveis de formació, activitats culturals o projectes amb contraprestació econòmica, per les quals generi factures sí que haurà d’utilitzar un sistema informàtic que compleixi els requisits del RRSIF. 

Cal fer esment de què pot ser que l’entitat cobri quotes per participar en les activitats, però que per la tipologia de servei es tracti de serveis exempts d’IVA. En aquest cas, l’entitat no estarà obligada a emetre factures, llevat que el destinatari actuï com a empresa, o bé que se li demani expressament l’expedició d’aquest tipus de document mercantil. Mentre no s’emetin factures i tota la generació d’ingressos de les quotes socials o per participar en les activitats vagi via rebut, encara que es tracti d’activitat econòmica, el RRSIF no afectarà la gestió de l’entitat.

Si es donen casos mixtos, en els quals algunes associacions tenen una part d’activitat econòmica i una altra subvencionada i de tant en tant s’emeten factures, és recomanable que tota la facturació informàtica s’adapti al sistema VeriFactu per garantir el compliment normatiu i evitar possibles sancions futures.

El reglament preveu un període d’adaptació progressiu perquè empreses i entitats puguin adequar els seus sistemes. Segons la normativa, les entitats que tributen per l’Impost de Societats hauran d’haver implantat els nous sistemes abans de l’1 de gener de 2026, mentre que la resta d’obligats, les professionals autònomes, ho hauran de fer abans de l’1 de juliol de 2026. 

A més, l’Agència Tributària ha desenvolupat un sistema de verificació anomenat VeriFactu, que permet identificar automàticament els programes de facturació que compleixen el reglament. Per tant, qualsevol entitat o empresa que emeti factures haurà de garantir que el seu programari incorpori aquest sistema o un d’equivalent amb les característiques tècniques que marca el RRSIF.

Les entitats del tercer sector poden començar per una revisió interna de com gestionen la seva facturació. En primer lloc, convé identificar si s’utilitza un programa informàtic per generar factures o si encara es treballa de manera manual. Després, cal contactar amb el proveïdor del programari per confirmar si s’adaptarà al sistema VeriFactu i en quins terminis. 

En el cas de tenir un programa propi, serà necessari incorporar les mesures tècniques exigides: registre d’esdeveniments, bloqueig de modificacions, conservació segura de dades i integració amb el sistema de verificació de l’Agència Tributària. 

També és recomanable formar el personal administratiu o de gestió econòmica perquè conegui el nou funcionament i els requisits legals. Avançar-se en la planificació pot evitar problemes i sancions, i permetrà que les entitats mantinguin la seva gestió econòmica transparent i en línia amb la normativa vigent.

Per a qualsevol dubte sobre aquest tràmit o altres qüestions de gestió econòmica de les entitats no lucratives, es pot recórrer als serveis d’assessorament i d’acompanyament.