Com renovar la junta directiva d’una associació amb garanties

Per formar part de la junta directiva cal ser persona associada, major d’edat i no estar inhabilitada per la legislació concursal, especialment si l’entitat desenvolupa activitat econòmica. Els estatuts poden establir requisits addicionals, com antiguitat mínima o condicions específiques per a determinats càrrecs. 

Els membres de la junta són escollits per votació en assemblea, o mitjançant el procediment electoral que prevegin els estatuts. A més de representar l’entitat, han de participar activament en la presa de decisions, assistir a reunions, custodiar la documentació oficial i mantenir la confidencialitat de les informacions delicades. També han de vetllar pel compliment dels objectius de l’associació i actuar amb responsabilitat, especialment en relació amb la gestió econòmica i la transparència.

Quan hi ha vacants a la junta, es poden nomenar substituts provisionals fins a la propera assemblea. Aquests càrrecs poden exercir en funcions, però cal que siguin ratificats per l’assemblea general o extraordinària. En cas de substitució de la presidència, si els estatuts no ho regulen, la Llei 4/2008 estableix que el càrrec recaurà en el vicepresident, o en el membre amb més antiguitat, o en el de més edat. 

Per a la secretaria, s’aplica el criteri invers. Un cop ratificats, les persones han d’acceptar formalment el càrrec, signant l’acta de la reunió. És recomanable que l’entitat documenti tot el procés i informi les persones associades amb transparència.

Només cal modificar els estatuts si la incorporació altera la composició o estructura de la junta prevista en el text estatutari. Per exemple, si s’afegeixen nous càrrecs o es modifica el nombre de membres. En aquest cas, cal aprovar la modificació en assemblea extraordinària i presentar-la al Registre d’Associacions. Si només es tracta d’una renovació o substitució, no cal modificar els estatuts, però sí comunicar el canvi al registre.

Des del 2024, el tràmit s’ha simplificat: ja no cal compareixença presencial ni signatura davant notari. N’hi ha prou amb un certificat de l’acord d’assemblea, signat per presidència i secretaria, on consti que les persones accepten el càrrec.

El traspàs ha de ser ordenat, transparent i adaptat al càrrec. Totes les persones que entren a la junta han de rebre accés als llibres oficials (actes, socis/es, comptabilitat), informació sobre l’estat actual de l’entitat i documentació específica del càrrec (comptes per a tresoreria, convenis per a secretaria, etc.). 

És fonamental que les actes estiguin signades i actualitzades, i que la documentació estigui organitzada i accessible. En entitats petites, aquest traspàs pot ser informal, però cal garantir que les persones noves entenen les seves responsabilitats i tenen els recursos per exercir-les. També és recomanable fer una sessió de benvinguda o mentoria interna, especialment si les persones incorporades no tenen experiència prèvia en gestió associativa. Un bon traspàs reforça la continuïtat, la confiança i la qualitat del govern de l’entitat.