Fem un butlletí electrònic 2.0!

1. Les coses que no ens poden passar quan enviem un butlletí electrònic
2. Una solució: MailChimp
3. A qui li enviem el nostre butlletí?
4. Busquem nous subscriptors?
5. Enviem el nostre butlletí!
6. Ja l'he enviat... i ara, que?

1. Les coses que no ens poden passar quan enviem un butlletí electrònic

Fent l'enviament d'un butlletí electrònic de manera manual ens podem trobar certs riscos, caure en algunes males pràctiques que haurem de minimitzar al màxim:

• Enviar un correu amb les adreces visibles. El correu electrònic d'una persona és una dada personal que hem de protegir. Un error molt habitual és el de no fer servir el camp Còpia Oculta (BCC), deixant veure a tots els destinataris els correus electrònics dels altres.
   
• Ser considerats Spam. Quan fem un enviament de correu a moltes persones a la vegada, fem saltar les alarmes dels administradors dels servidors de correu. Poden pensar que la nostra compta s'està fent servir per enviar missatges brossa, el conegut spam, i acabar inutilitzant la nostra adreça de correu.
   
• Enviar només un format de lectura de correu. Quan fem un enviament de correu amb format, incloent la nostra imatge corporativa, fotografies, etc... estem enviant un format de correu que no tothom pot veure correctament. Cal oferir la possibilitat que tots els destinataris vegin correctament el nostre correu!
   
• Incomplim la LOPD? La Llei Orgànica de Protecció de Dades personals ens obliga que, qualsevol persona que estigui subscrita al nostre butlletí pugui accedir, manipular i fins i tot esborrar les dades personals que desem d'ells (un correu electrònic és una dada personal que cal protegir).
   

Si decidim fer l'enviament de correus de manera manual, és fàcil que caiguem en qualsevol d'aquests errors. Escollir una eina de la web 2.0 ens pot ajudar a eliminar-los, fent molt més fàcil i pràctica la gestió dels nostres butlletins.

▲ Tornar a l'índex

2. Una solució: MailChimp

En aquest recurs us explicarem com funciona una de les eines web més populars per fer enviaments de correus electrònics, MailChimp. Tot i que en trobem d'altres, aquesta eina combina la facilitat d'ús, amb la integració en les xarxes socials. Una eina que ens permet gestionar els nostres contactes i fer-ne còpies de seguretat, o eliminar-nos si no volem continuar fent-la servir.

MailChimp ens ofereix la possibilitat de crear una compta gratuïta, amb una limitació: podem tenir fins a 2000 subscriptors, i enviar un màxim de 12000 correus cada més. Si la nostra associació pot superar aquest volum d'enviaments, podem escollir algun pla de pagament, adaptat a les nostres necessitats. MailChimp ofereix un descompte per a les entitats sense ànim de lucre!

El primer pas que hem de fer és crear un compte en la seva pàgina web, clicant al botó Sign Up. Només necessitem especificar el nostre correu electrònic (millor si és el de la nostra associació, amb el que farem els enviaments), un nom d'usuari i una contrasenya.

MailChimp és una aplicació molt intuïtiva però està tota en anglès. Amb aquest recurs intentarem explicar pas a pas l'enviament d'un butlletí, tenint en compte que no tothom domina aquest idioma!

El primer que hem de conèixer és l'entorn de treball amb el que ens trobarem. Ens hem de familiaritzar amb les seccions que ofereix el menú principal, situat a la part superior dreta.
 

• Dashboard
  És la pàgina d'inici. Hi trobem diversos accessos directes a les funcions principals de MailChimp
  
   
• Campaigns
  Cada enviament de correu és considerat una campanya. En aquest apartat podem crear una campanya nova, o bé editar i consultar els enviaments antics
   
• Lists
  En les llistes organitzem tots els nostres subscriptors
   
• Reports
  MailChimp ofereix una eina molt completa per realitzar seguiment dels correus enviats, els correus llegits, etc...
   
• Autoresponders
  Aquesta eina també ens ofereix la possibilitat de programar respostes automàtiques als nostres correus
   
• Account
  En aquesta secció podrem canviar les dades del nostre compte, exportar les dades per fer-ne copies de seguretat i, si volem deixar de fer servir aquest servei, eliminar la nostra compta.
   

▲ Tornar a l'índex

3. A qui li enviem el nostre butlletí?

El primer pas que hem de realitzar per fer l'enviament és el de tenir una llista amb els nostres contactes. Recordem que és important respectar la netiqueta (les normes del bon comportament a la xarxa), i no incloure mai en la nostra llista de distribució cap persona que no ho hagi demanat.

Per crear una llista, cliquem al accés directe Create A Subscriber List, que trobem en la pàgina principal. Veurem un formulari que hem d'omplir, amb les següents dades:
 

1. List Name: el nom que volem posar a la llista. És un nom intern, ens serveix a nosaltres per organitzar els nostres contactes. Per exemple, “Socis”.
    
2. Default From Name: Nom del remitent per defecte. Quan els nostres subscriptors rebin un correu de la llista, aquest és el nom de la persona que els envia. Podem posar el nom de la nostra associació.
    
3. Default replay-to email: Quan algú respongui al correu que li hem enviat, a quin correu ho ha de fer?
    
4. Default Subject: El assumpte que apareixerà cada cop que creem una campanya. Podem escriure “Butlletí de la associació nº“ i al fer l'enviament només haurem d'escriure el número. No és un camp obligatori.
    
5. Remind people how they got on your list: No hi ha res més molest que rebre correus i no saber perquè. En aquest apart hem d'escriure una frase que li recordi, al nostre subscriptor, perquè va demanar formar part de la llista.
    
6. Ara hem d'especificar les nostres dades de contacte, per que les persones que rebin el correu sàpiguen qui els està enviant la informació. Hem d'especificar Company (la nostra associació), Adress (l'adreça), City (ciutat), zip/postal Code (el nostre codi postal), Country (país), state/province/region (podem especificar la nostra província o comunitat).
    
7. Finalment, podem escollir si volem rebre un correu cada vegada que algú es subscrigui o es des-subscrigui de la nostra llista, i si deixem que la gent esculli quin format de correu rebran (recomanem que sí).
    

Un cop haguem omplert aquest formulari, cliquem al botó Save (desa) per crear la nostra llista. Ara només ens falta afegir-hi els correus dels nostres contactes. Per fer això cal que cliquem en l'enllaç Add people que trobem al costat de cada una de les llistes que apareixen en la secció Lists.

D'aquesta manera podem anar afegint els nostres contactes un a un. Si tenim una gran llista d'usuaris, cliquem al enllaç Import per afegir-los tots en un sol pas. Podrem escollir si fer servir un arxiu del nostre ordinador (un full de càlcul en la que cada columna contingui un tipus de dades: correu electrònic, nom, cognom...) o bé sincronitzar-ho amb els contactes del compte d'alguna eina en línia, com ara gmail.

▲ Tornar a l'índex

4. Busquem nous subscriptors?

MailChimp també ens ofereix eines per que poguem arribar a nous subscritpors. Concretament, ens facilita un formulari web a través del qual tothom es podrà subscriure a la nostra llista de correus, i podrem fer servir per enviar per correu, moure per a les xarxes socials o incrustar a la nostra web.

Per fer aquest formulari, hem de clicar al botó Design Signup Forms que trobem a la pàgina principal del MailChimp (el Dashboard). Ens trobem que l'apartat de disseny de formulari té quatre seccions principals:
 

1. Build it. En aquesta secció definim quines dades volem recollir en aquest formulari. Per defecte ens trobem amb el correu electrònic, el nom, i el cognom. Podem afegir qualsevol altre camp clicant sobre el seu botó de la barra lateral dreta, i s'afegirà al formulari.
   També podem editar els camps, fent servir l'apartat Field settings de la barra lateral.
    
2. Design it. Un cop tinguem preparat el contingut del nostre formulari, podem repassar-ne el seu disseny, podent adaptar-lo als colors corporatius de la nostra associació o al disseny de la nostra web.
    
3. Translate it. MailChimp ofereix una traducció del seu formulari a diversos idiomes. Si bé no trobem una traducció al català, podem aprofitar la traducció castellana i traduir-ne les frases al català.
    
4. Share it. Finalment, ens trobem amb les diferents opcions per compartir aquest formulari. Des de l'adreça web del mateix formulari (Subscribe Form URL), passant per eines per compartir-lo per twitter o facebook, el codi html per posar-lo com enllaç a la nostra web (HTML Link to Subscribe Form) fins a la opció de generar un codi embed per incrustar-lo a la nostra web (Create Form HTML).
    

▲ Tornar a l'índex

5. Enviem el nostre butlletí!

Un cop tinguem la nostra llista ben nodrida dels nostres subscriptors, podem fer el nostre primer enviament del butlletí, o amb paraules del MailChimp, crear una campanya. Per això, hem de clicar al al accés directe Create & Send Campaign, o dirigir-nos a la secció Campaign del menú principal.

Per crear una campanya, hem de seguir els passos que ens van indicant. Es un procés dividit en 5 passos diferents, com podem veure en l'indicador superior de la pàgina. Podem anar navegant pels diferents passos fent servir aquesta barra o fent servir els botons Back (anterior) o Next (següent).

No cal que els realitzem tots en una sola vegada, podem començar a dissenyar la nostra campanya, desar-la i continuar un altre dia, sense perdre els canvis. Només hem de clicar al botó Save & Exit abans de tancar el MailChimp!

Els passos que haurem de donar son:

1. Escollir quina llista volem fer servir per crear la campanya. Podem escollir entre una de les llistes que tinguem (si en tenim més d'una) o seleccionar una part de la llista. Per exemple, podem escollir d'una llista de tota Catalunya, a tots els nostres contactes de Tarragona.
    
2. Definir la informació del enviament. En aquesta secció definim:
   >> Name your campaign: El nom de la nostra campanya. Es una dada interna, ens serveix a nosaltres per diferenciar els diferents butlletins que anem enviant, i poder anar-ne fent seguiment, analitzant les estadístiques, etc...
   >> Message subject: l'assumpte del correu que rebran els nostres subscriptors. Si havíem definit un assumpte per defecte, aquest camp ens apareixerà ple!
   >> From name: el nom del remitent, de la persona o associació que envia el missatge
   >> Reply-to email: correu de resposta. Quan la gent vulgui respondre un correu que hagi rebut a través del nostre butlletí, a quin ho farà?
    
3. Disseny de la campanya. En aquest pas hem d'escollir, primer, una plantilla per al nostre butlletí. Podem fer servir l'auxiliar de creació de plantilles (Design Genius) o bé escollir d'entre una de les plantilles ja dissenyades que ens ofereix MailChimp (Templates). N'hi ha moltes per escollir!
   Un cop ja tinguem escollit el disseny, podem començar a incloure el contingut. Hem de substituir tot el text que apareix en angles per el nostre text. Fixem-nos en cada una de les parts, ja que hi ha text definit per la capçalera, text per al peu, etc... Només cal clicar sobre cada una de les caixes per afegir el nostre contingut! També podem personalitzar la plantilla amb les nostres pròpies imatges!
   
   Si la plantilla ens ofereix masses caixes podem eliminar-les. Fixem-nos amb els botons que apareixen al passar el ratolí per sobre!
   
   Un cop haguem adaptat el disseny del nostre butlletí podem, abans d'avançar, desar-lo com a plantilla personalitzada. Per fer això, només hem de clicar al botó Save to “My Templates”.
    
4. El següent pas és repassar el contingut per l'enviament en format de text pla. Recordeu que amb aquesta eina els nostres subscriptors poden escollir amb quin format llegiran el nostre butlletí, ja que hi ha correus que tenen problemes per llegir correctament les plantilles html (com les que hem treballat en la part anterior). Recordeu de repassar que no hagi quedat cap text en anglès!
    
5. En l'últim apartat trobem un resum de les diferents opcions que hem anat treballant. Si volem modificar alguna cosa, aquesta és la nostra última oportunitat de fer-ho!
   Al final de la pàgina trobem els botons que ens permetran enviar el nostre butlletí: podem enviar-ho ara (Send Now) o programar el seu enviament més endavant (Schedule).

▲ Tornar a l'índex

6. Ja l'he enviat... i ara, que?

Una de les opcions que incorpora aquesta eina és la de fer un seguiment de la campanya. Podem veure quin nombre de correus s'han obert, quins subscriptors llegeixen els nostres correus, quins no ho fan mai... D'aquesta manera podem saber quin impacte tenen els nostres correus, i depurar la nostra base de dades de contactes.

Per accedir a l'apartat de seguiment de les campanyes enviades, només hem d'anar a l'opció Reports que trobem en el menú superior. Hi trobarem un llistat de les campanyes enviades, tenen un botó al costat anomenat View Report. Clica-hi si vols saber quin seguiment tens!

Aquesta eina ens ofereix moltes més funcions, com l'enviament de respostes automàtiques quan algú contesti el correu que li hem enviat, opcions per compartir a les xarxes socials, ... que per un funcionament bàsic no en son necessàries. Si t'ha entrat la curiositat, explora, descobreix-les i treu tot el profit a MailChimp!

▲ Tornar a l'índex