El dia a dia de les associacions necessita un recolzament de les noves tecnologies. Actualment, i dins la Societat de la informació, hem d'estar connectats a la xarxa per disposar i emetre la informació a primera mà. Però sobretot hem d'estar connectats, per poder solucionar més eficientment les tasques diàries de l'entitat.

D'eines per organitzar-se n'hi han moltes, i cal saber realment quines són les necessitats de l'entitat per tal d'escollir l'eina adient. Aquest recull pretén explicar 4 eines que poden ajudar a les entitats a ser més eficients.

Les eines són les següents: Open Technology Real Services, Atrium, Teambox i Tinychat.

* Open Technology Real Services (OTRS)

OTRS és una eina molt potent per gestionar les tasques d'una entitat. Mitjançant aquesta aplicació, podeu assignar tasques a voluntaris, classificar-les per temàtiques i cues, comunicar-se amb proveïdors o clients, afegir notes o tancar feines fetes. L'eina en un principi està pensada per a serveis d'ajuda en línia, però funciona molt bé per organitzar tasques. De fet podeu assignar l'origen de la tasca a realitzar per trucades, correus electrònics o formularis. Té la possibilitat de configurar una secció de preguntes i respostes (FAQ) per deixar constància de les solucions a anteriors

Tot és modulable i configurable, el que vol dir que es poden afegir mòduls després de la instal·lació que aportin noves millores, i què la configuració és molt modelable a les necessitats específiques de l'entitat. Per contra advertim que no és una eina realment fàcil de configurar. Tal i com hem dit s'ha tenir un coneixement molt clar de les necessitats organitzatives de l'entitat.

OTRS és programari lliure. Es pot descarregar gratuïtament des de la seva pàgina web i s'instala en un servidor web. Aquest servidor web ha de tenir configurat un servei de protocols SMTP i POP (correu electrònic)

* Open Atrium

Open Atrium és una eina molt bona per crear una Intranet on compartir idees, assignar-les, calendaritzar feines, organitzar projectes o gestionar documents. Cada usuari disposa del seu propi tauler amb un resum molt complet de tota l'activitat generada a la Intranet.

La opció més destacada és la de “tasques”. En ella, el voluntari pot anotar-se tasques a realitzar, comentar-les i fins i tot classificar-les com a resoltes. Un usuari amb més control administratiu, pot interferir i re-assignar una tasca a una altra persona.

Aquesta eina pot resultar molt eficient, en el cas que la entitat disposi d'un volum alt de feines a gestionar. Per un volum encara més alt, ja seria necessàri utilitzar una eina tipus OTRS.

Recordem que la idea d'Intranet, és una Internet però privada. Els usuaris només poden accedir-hi des d'una xarxa privada, com la d'una oficina. En ella els usuaris poden crear pàgines, visitar-les, comentar-les etc.. La idea inicial era molt semblant a Internet. Fins i tot, la gent confonia quan navegaven per Internet i quan navegaven en una Intranet. Ara actualment, això ja ha canviat. La necessitat de connectar-se des de qualsevol lloc, fa que una Intranet pugui ser accessible des qualsevol dispositiu connectat a Internet.

Open Atrium és programari lliure i s'instal·la en un servidor web. La mateixa instal·lació, instal·larà el famós i potent gestor de continguts Drupal ja que és necessari per fer funcionar Open Atrium.

* Teambox

Teambox és una eina pensada per a la gestió de projectes. Es pot assignar tasques, crear pàgines, crear converses i compartir arxius. Totes les converses que es genera poden ser enviades per correu electrònic, per tal que la comunicació s'enviï perfectament.

Una de les característiques de Teambox és la possibilitat de crear diagrames de Gantt. Un diagrama de Gantt, és una representació gràfica del temps destinat a realitzar certes tasques determinades. Els diagrames de Gantt ajuden molt a situar-se temporalment en la gestió del projecte.

Teambox pot compartir els projectes d'acord a la filosofia 2.0. El seu accés és lliure i no necessita instal·lació en cap servidor.

* TinyChat

Tota organització de tasques necessita comunicació. I a vegades la comunicació pot ser interactiva. Quant no podem anar a una reunió, com podem assistir-hi? Mitjançant una videoconferència. Però per realitzar-la necessitem una eina que ens deixi connectar a més d'una persona. TinyChat compleix aquest requisit.

TinyChat és una eina 2.0 per realitzar videoconferències. És molt senzilla d'utilitzar i realment eficient. Per a utilitzar-la no cal realitzar cap procés de registre ni res semblant. Simplement ens connectem a la seva pàgina, iniciem una videoconferència, la mateixa pàgina ens ofereix l'enllaç que passarem als nostres convidats, ens connectem a la sala i ja està en marxa tot.

Tinychat no té limit de participants en les videoconferències, per tant podem organitzar reunions amb molt de públic assistent.